fbpx

Co dělá šéf – Průvodce pro nové šéfy 1

Dobře se pamatuju, jaké to bylo, když jsem byla poprvé šéf. Bylo mi 22, na vizitce jsem měla titul Výkonná ředitelka, vedla jsem 5 lidí a měla na starosti organizaci akcí – super práce. Ale většinu času jsem se super necítila. Neuměla jsem šéfovat.

Byla to má první „full-time“ práce, předchůdkyně byla v dané roli přesně měsíc a pak odešla ze zdravotních důvodů a já neměla od koho zjistit co mám dělat, natož se naučit být šéf. Nevěděla jsem, jak monitorovat práci, jak komunikovat, jak dávat odměny a bonusy… No, prostě jsem byla špatná.

Pravda je, že když mi tuhle roli nabídli, nepřemýšlela jsem moc, co to vlastně znamená.

Možná jste teď ve stejné situaci – poprvé šéfem, zodpovědným za svůj tým, za skupinu lidí (případně se na to chystáte – pak si radši odpovězte na pár otázek). Dostali jste základní školení o personálních procesech, možná jste přebrali práci od bývalého šéfa. A teď je to na vás.

Jak se cítíte? Jste dobrý šéf? Cítíte se ve své roli komfortně? Má váš tým dobré výsledky?

Když jsem přemýšlela o svých začátcích na cestě za tím být Dobrý šéf, přemýšlela jsem, co by mi bylo pomohlo. Vedle většího sebevědomí, které by mi dovolilo se zeptat na to, co nevím, by to byli i konkrétní informace co a jak šéf dělá.

A tak je tady základní přehled ode mne a dalších dobrých šéfů, vycházející z vlastních přešlapů a překvapení. Obsahuje i to méně viditelného a občas překvapujícího, a některé tipy na co si dát pozor a jak co řešit.

Pozn. V různých firmách je různý poměr vedení lidí a samostatné vlastní práce, někde šéf pouze vede lidi, někde má ještě větší či menší část specialistické práce.

VEDENÍ LIDÍ – PODŘÍZENÍ, TÝM

Cílem práce každého šéfa je dodání služby nebo produktu klientovi prostřednictvím svého týmu. To zní jednoduše, ale jde o práci s lidmi. S různými lidmi, v různých životních situacích, s různými potřebami, sny, různou motivací. Proto tato oblast bývá nejtěžší, protože každý člověk je individualita a není možné definovat, co se stane, jak zareaguje a jak to řešit. Na rozdíl od třeba výroby koberců.

Oblast vedení lidí dělím na dvě oblasti:

  • Lidská – týká se přímo lidí a jejich interakcí, primárně nesouvisející s výstupem práce, ale mající na něj vliv díky celkové motivaci a naladění lidí a jejich přístupu k práci.
  • Procesní (nebo organizační) – oblast, kde jsou (většinou) definovány firemní procesy. Primárně souvisí s výstupem práce týmu, má dopad na kvalitu, rychlost a náklady.

Lidská

Řešení mezilidských nepracovních konfliktů – v pozici šéfa budete pravděpodobně řešit nespočet mezilidských konfliktů.

Moje kolegyně převzala nový tým, očekávajíc, že bude trávit většinu času řešením práce s klientem. Místo toho ale trávila podstatnou část času právě v této oblasti, což nečekala a bylo pro ni překvapující.

  • „Je moc teplo“ / „Je zima.“ / „Fouká na mne klimatizace.“
  • Tiskárna je moc daleko. Tiskárna je moc blízko, pořád k ní někdo chodí a ruší.
  • Je tu smrad z kuchyňky. Ruší mne kávovar.
  • Ten hotel na služebku je moc daleko od centra / stanice metra / nemá dobrou snídani / …
  • Kolega X smrdí. / Kolega Y používá moc parfému, v tom se nedá pracovat.
  • Ten a ten chodí často pozdě do práce.
  • Nechci jet na služebku ke klientovi už v neděli večer, prostě tam přijedu až v pondělí odpoledne.
  • Kolega Z moc hlasitě a často telefonuje / má příšerné vyzvánění, stále mu někdo volá, vadí mi to.
  • Sedím moc ve tmě, potřebuji k oknu / lampičku.
  • Nemůžu v pátek přijít do práce, přijede můj přítel z …

Toto je příklad s čím se můžete setkat, určitě existují další a z pohledu některých šéfů bizarnější. Většina z nich ale pro dotyčné opravdu něco znamená, je důležitá – a stresující. Musíte tedy dobře odlišit čím se budete zabývat a co řešit a co necháte tak, jak je.

I v tom případě ale doporučuji, abyste dotyčnému vysvětlili své rozhodnutí – proč to řešit nebudete. Většina lidí totiž reaguje podstatně lépe, když vidí, že se jejich situací alespoň zabýváte, i když není vyřešena k jejich naprosté spokojenosti – tím ukážete, že jsou pro vás důležití.

Zároveň je ale možné si tým začít trénovat, aby si primárně tyto konflikty řešil mezi sebou a za vámi chodil pouze s řešením (pokud je vaše aktivní role potřeba), nebo v případě trvající neshody.

Rozhodování – jako šéf neustále rozhodujete. Je lepší špatné rozhodnutí, než žádné. I to špatné vás posune z aktuální situace – třeba špatným směrem, ale alespoň budete vědět, kudy ne.

Zažila jsem šéfa, který rozhodoval všechno autoritativně sám, bez konzultace s týmem, a zažila jsem šéfa, který vše nechal na týmu bez jakéhokoliv vstupu. Ani jedna varianta není v pořádku.

První šéf ignoruje názory týmu, dává najevo nezájem o podřízené – ti přitom mohou vědět víc detailů a mohou navrhnout lepším řešením. Takže výsledek nemusí být nejlepší, šéf si bude dělat vše sám a podřízení jsou demotivováni, že na jejich názoru nezáleží.

A druhý šéf je alibista, naoko ukazující „Já jsem demokrat, zahrnuji celý tým“ a v realitě se vyhýbající rozhodnutí a odpovědnosti za něj. V této situaci pak může převážit názor nejsilnějšího, nejdéle působícího či prostě jen nejhlasitějšího.

Proto je vhodné některých záležitosti k rozhodnutí s týmem konzultovat, někdy můžete nechat tým rozhodnout, a někdy musíte rozhodnout sám. Opět doporučuji vysvětlit, proč volíte danou variantu.

Reprezentace firmy a firemní kultury – jako šéf přestáváte svými názory reprezentovat pouze sebe, ale zastupujete firmu, firemní kulturu a rozhodnutí vedení směrem do týmu. A naopak zastupujete svůj tým směrem ke svému šéfovi.

Pokud nesouhlasíte s firemní kulturou a rozhodnutím vedení, tak nemůžete věrohodně předávat informace dál, nemůžete od svého týmu vyžadovat soulad a akceptování. Nebo to minimálně budete mít hodně těžké.

Jedna z věcí, co vždy pomáhá mně, když mám týmu sdělit něco, co se mi primárně nelíbí, je zjistit si co nejvíce informací. Proč se to dělá, jak přesně, co bude potom, jaké byly další zvažované varianty, co to komu přinese. Pak dokážu dobře vysvětlit důvod a celkovou situaci a i tým to lépe přijme.

Nástupnictví – oblast, o které se málo mluví a nebývá efektivně podporována firemními procesy, spíš záleží na šéfovi, jak se k ní postaví..

Někteří šéfové mají obavy, že pokud si vychovají následovníka, firma je vymění právě za následovníka – levnějšího, juniornějšího – a je samotné vyhodit. Pokud k tomuhle dojde, tak podle mne to není škoda, protože daná firma nestojí za to. Firma, která se zbaví člověka, který dokáže ostatní rozvíjet a učit, nemá budoucnosti.

Naopak jsem se setkala se situací, že ten, kdo má svého nástupce, může být přesunut na další pozici, něco dalšího se naučit a být firmě užitečný i jinde – zatímco původní tým stále dobře pracuje😊

Komunikace – ano, jako šéf musíte komunikovat. Neznamená to, že musíte být extrovert a se všemi se na potkání vybavovat a všechny bavit. Musíte ale zajistit, že váš tým (ale i šéf, kolegové a klient) má všechny podstatné informace a lidé mají možnost se k nim vyjádřit. Jde tedy spíš o stanovení standardní komunikační struktury a obsahu na pravidelné frekvenci.

Doporučuji stanovit jasný cíl a agendu všech pravidelných schůzek, ať se z nich nestane diskusní fórum. Je něco jiného předat informace a řešit problém. Pokud začnete řešit problém, na který narazíte v rámci informační schůzky, ukončete diskusi a rovnou si dohodněte samostatný termín a kdo se bude účastnit. Pro mnoho účastníků totiž nemusí být relevantní a je to ztráta času.

Tvorba kultury týmu, stmelení – dobrý šéf svým chováním a jednáním určuje, jaké bude nálada a kultura v celém týmu.

Dobrá kultura pro mne znamená třeba to, že pokud se do týmu nějak dostane někdo, kdo se „veze“, tak mu ostatní dají najevo, že to ne. V podstatě se nastaví určité samoregulační mechanismy a přímá akce vás jako šéfa již není potřeba. To ale nenastává hned, je nutné na tom pracovat -řekněte, jak chcete, aby jednotlivci jednali a jak ne, odměňujte chování a práce tak, jak chcete, a nebojte se pojmenovat to, co do vaší představy nepatří.

A dobrá nálada a vztahy, to není o velkém teambuildingu jednou za rok, ale o denní drobné, kontinuální práci – prohození pár slov s většinou lidí v týmu, to, že o nich něco víte, že projevíte zájem o jejich situaci a zájmy. To je velice jednoduchý nástroj pro dobré vztahy.

Pokračování – části o aktivitách v rámci organizační oblasti vedení lidí, ve vztahu k šéfovi, kolegům a klientovi, naleznete zde.

Zuzka

Zuzana Švagrová
Jsem dobrý šéf, práce s lidmi je moje vášeň. Vím, jaké je to stát na startovní čáře jako nový manažer, šéf bez potřebných znalostí - i já jsem během své více než 15leté praxe prošla náročnými a vyčerpávajícími situacemi bez vhodné pomoci. Dnes je mým posláním pomoci novým i stávajícím manažerům cítit se v jejich roli komfortně, mít výsledky a být spokojený. Kdo jsem, jak jsem se sem dostala a co nabízím si můžete přečíst zde. Můj příběh a cestu můžete poznat zde.
Komentáře

Přidat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Vaše osobní údaje budou použity pouze pro účely zpracování tohoto komentáře.