fbpx

Co dělá šéf – Průvodce pro nové šéfy 2

VEDENÍ LIDÍ – PODŘÍZENÍ, TÝM

O části, která se týká interakce s lidmi v týmu, nesouvisející s výstupem práce, jsem psala zde, tady jsou další části obsahu práce šéfa.

Procesní / organizační oblast

Organizace práce – definování, kdo bude co dělat, přidělení práce konkrétnímu zaměstnanci. Výstupem je obsah pracovní pozice na teoretické úrovni a reálně přidělené aktivity zaměstnanci v praxi.

Pokud máte možnost, doporučuji při odchodu zaměstnance revidovat obsah pozice nástupce – někdy můžete některé aktivity převést na jiné pracovníky a dát jim tak příležitost k rozvoji. Jak jsem to jednou udělala já se můžete podívat zde.

Nábor – přijímání zaměstnanců. Na základě definice obsahu pozice a požadavků na zaměstnance (předchozí bod) jde o nalezení a výběr nejvhodnějšího člověka, se kterým chcete jako šéf pracovat.

Zaškolení – velmi důležitá oblast, často podceňovaná – pokud si už dáte práci s nalezením nejvhodnějšího kandidáta, tak ho dobře zaškolte, ať může využít schopnosti a zkušenosti, pro které jste jej přijal. Ať může dělat to, co má.

Zaškolení může dělat i někdo jiný, než jen vy jako šéf, ale zajistěte si, že proběhne dobře. Pokud vám daný člověk ve zkušebce odejde nebo nepracuje dobře, tak je to ztráta vašeho času a energie.

Ze zkušenosti kolegyně: Trvalo víc, než týden, než jsem dostala počítač a i pak se mi v podstatě skoro nikdo nevěnoval, měla jsem co dělat maximálně polovinu pracovní doby. Tak jsem zbylý čas věnovala tomu, že jsem si našla jinou práci.

Trénink (kromě úvodního zaškolení) – jsou 3 důvody, proč chtít po někom účast na dalším školení:

  • Mění se podmínky práce (legislativa, klientské požadavky atd.)
  • Mezery v oblastech práce
  • Rozvoj

Nutnost školení pro napravení mezer v oblasti práce může často vycházet z nedostatečného nebo nevhodného vstupního zaškolení, případně z výběru nevhodného pracovníka. Dobře si zjistěte důvod, proč k tomu došlo a snažte se jej pro příště napravit – vylepšit zaškolovací proces, nebo změnit systém výběru lidí. Předejdete pak zbytečným nákladům na toto přeškolování a možným problémům se špatnou službou klientům.

Pokud se s podřízeným domluvíte na tréninku v rámci jeho rozvoje, tak také zajistěte, že bude mít možnost nové znalosti využít, jinak jde o vyhozené peníze a čas. Např. pokud chce někdo na kurz prezentací v power pointu, ale v nejbližším měsíci po školení žádnou neudělá, v podstatě se znalost ztrácí a školení je zbytečné. O odpovědnosti šéfa za rozvoj podřízených si přečtěte zde.

Hodnocení, odměňování – hodnocení výkonu je často spojeno i s odměnou. Hodnoťte na základě faktů – objem práce, chybovost, zpětná vazba klienta, dokončené projekty – dodržení termínů a nákladů apod. Vedle toho ale i vnímejte přínos celému týmu, soulad s firemní kulturou a kulturou vašeho týmu. Vždy dejte možnost zaměstnanci se k hodnocení vyjádřit a berte v úvahu jeho reakci.

Ukončení pracovního poměru – i to budete jako šéf řešit, ukončení pracovního poměru z různých důvodů – konec smlouvy, organizační změny, ztráta klienta, opakovaná špatná práce zaměstnance, jeho vlastní výpověď.

Administrativa – podle požadavků firmy budete poskytovat různé informace, vyplňovat (mnoho) výkazů, reportů, často s podobnými informacemi, jen pro jiné odběratele, řešit smlouvy a další pracovní dokumenty apod. Podle typu a velikosti firmy se bude lišit objem a komplexnost, všeobecně čím větší firma, tím více požadavků (čest výjimkám😊

Komunikace – tím myslím komunikace v rámci nastavené struktury. Pravidelné schůzky s podřízenými, s celým týmem, s klientem, kde probíráte aktuální situaci, pracovní problémy, úspěchy, předáváte informace a zároveň získáváte zpětnou vazbu a informace od druhé strany.

Šéf (šéfa)

Všeobecně spokojenost a pozitivní hodnocení vlastního šéfa je cílem všech zaměstnanců. To samé platí u šéfa šéfa, jen jde o práci celého týmu. Proto je dobré nejen odvádět svou práci, ale také o tom dát vědět.

Informace, reporting – jako šéf jste odpovědný za to, že váš šéf ví, co a jak dělá váš tým. Jak plníte termíny, jestli je někde nějaký problém, jestli potřebuje pomoc, co se podařilo dokončit, co klienti, co se daří a co ne.

Prodej a reklama – s předchozím bodem souvisí i tento, prodej a reklama. Tím myslím, že dobrý šéf dokáže svůj tým ukázat přes výsledky práce a přes úspěchy tak, že okolí a jeho šéf ví, že je daný tým úspěšný. Sedávej panenko v koutě, budeš-li hodná, najdou tě – to v oblasti práce dávno neplatí.

Pokud dobře prodáte výsledky vlastního týmu, většinou získáte další příležitosti pro sebe i celý tým – možnost práce na dalších projektech, ohodnocení (i finanční), větší naslouchání a akceptace zpětné vazby v rámci firemních změn atd. A samozřejmě, váš šéf se výsledky může dále pochlubit u svého nadřízeného 😊

Někteří z nás máme problém s „Prodejem“. V podstatě jde ale o to, seznámit ostatní s výsledky naší práce, s tím, co nám vyřešilo problém, co zjednodušilo situaci atd. Jde o výsledky práce. To není špatné, ne?

Pokud je vám to stále nepříjemné, zkuste obrácený pohled – co řeší ten, s kterým se baví, za problém a jak by mu mohlo pomoct něco, co jsme udělali? To je totiž ono, o tohle jde! Nabídněte řešení problému – který jste již vyřešili.

Reprezentace týmu –zastupuje svůj tým před svým šéfem a vedením, např. pokud se zjišťují názory na plánované změny.

Zastupování – každý je občas mimo pracoviště a potřebuje zástup, a tak i vy můžete zastupovat svého šéfa v některé aktivitě.

Speciální práce, projekty – někteří šéfové si berou některé své podřízené na práci na speciálních aktivitách, nejinak je tomu u jejich nadřízených. To je dobrá příležitost ukázat své schopnosti a získat plus pro další kariérní růst – a částečně souvisí s prvními dvěma body. Pokud dokážete dobře prodat výsledky svého týmu, váš nadřízený o vás ví a je větší šance, že vám svěří další práci.

Kolegové

Stejně jako u šéfa, je dobré dát kolegům vědět, co děláte dobře, co se daří, v čem jste expert nebo máte ve svém týmu experty – a stejně mít přehled o ostatních týmech. Někdy se vám může velice hodit znalost a schopnost, kterou má někdo jiný v jiném týmu, může vám pomoci s vaší prací a vašimi problémy.

Sdílení – zajistit, aby vaši kolegové věděli, co dělá váš tým, co jsou jeho specifika a proč. Např. pokud je několik týmů, dělající podobnou práci pro různé klienty a vy jeden vedete a máte specifickou organizaci, tak zajistěte, že ostatní o ní ví a rozumí proč je daná organizace taková. Naopak si zjistěte, čím se liší ostatní a zda můžete využít něco i pro svůj tým.

Prodej a reklama – stejně jako u nadřízeného, je dobré, pokud kolegové na stejné úrovni ví, co se vašemu týmu daří a jaké jsou jeho úspěchy. Snáze se pak s vámi spojí v případě, kdy budou oni potřeboval podporu – tím si také získáte respekt a důvěru ostatních.

Klient

Klientem se většinou rozumí pouze někdo zvenku, firma či jednotlivci, kteří kupují produkty nebo služby vaší společnosti. V realitě je ale klientem v podstatě každý, kdo dále používá vaše služby a produkty – např. klientem HR oddělení jsou manažeři, hledající zaměstnance. Ve výrobní firmě je klientem válcoven následující útvar, třeba lakovna (nejsem expert na výrobní proces😊

Dodání služby nebo produktů, za které platí (nebo očekává) – vždy je dobré formalizovat parametry výstupu, co váš klient očekává. Většina firem má toto zpracováno pro externí klienty, s interními je to již horší. Jako šéf si proto zajistěte, že jste sladěni, víte, co komu dodáváte a nemůže vás někdo překvapit.

Další prodej – primárně u externích klientů je často obsahem práce šéfa i další prodej služeb a výrobků, nad rámec dodaných. Může to být ve spolupráci s jiným útvarem, ale vy jako šéf a někdo, kdo již zajišťuje určitý servis, máte nejvíc informací co klient potřebuje, máte vybudovaný vztah a důvěru a díky tomu máte ke klientovi přístup. To je v rámci prodeje základní, a proto se i vy budete tohoto procesu více či méně účastnit.

Řízení rizik – přestože se rizika objevují v práci ve všech oblastech, jsou uvedena v této kategorii, protože jenom u klienta a výstupů pro něj je realizace rizika podstatná. Pokud je riziko záplava a pokud nastane, tak lidi nepřijdou do práce, tak vás to bude trápit proto, že nebudete moci dodat službu či produkt klientovi.

Je dobré mít zmapována reálná rizika a vědět, co můžete ovlivnit, jak a jaký je plán. Tato rizika, stejně tak ta, která ovlivnit nemůžete, je vhodné prodiskutovat s klientem – i klient totiž může mít roli v prevenci a odstranění následků.

Finanční servisní centrum: platby faktur dodavatelům jsou vnímány jako kritické, protože pokud neplatí firma své dodavatele, mohou ji odříznout od dodávek, takže nemůže vyrábět a dostát svým závazkům. Proto může být klient připraven v případě nutnosti tuto činnost převzít zpět.

Zuzka

Zuzana Švagrová
Jsem dobrý šéf, práce s lidmi je moje vášeň. Vím, jaké je to stát na startovní čáře jako nový manažer, šéf bez potřebných znalostí - i já jsem během své více než 15leté praxe prošla náročnými a vyčerpávajícími situacemi bez vhodné pomoci. Dnes je mým posláním pomoci novým i stávajícím manažerům cítit se v jejich roli komfortně, mít výsledky a být spokojený. Kdo jsem, jak jsem se sem dostala a co nabízím si můžete přečíst zde. Můj příběh a cestu můžete poznat zde.
Komentáře

Přidat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Vaše osobní údaje budou použity pouze pro účely zpracování tohoto komentáře.